一

很多企業(yè)在會(huì)議費(fèi)管理上，沒(méi)有意識(shí)到需要制定會(huì)議費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)，造成會(huì)議報(bào)銷也是模糊的。

今天我們從《中央和國(guó)家機(jī)關(guān)會(huì)議費(fèi)管理辦法》〔2016〕214號(hào)的角度，探討會(huì)議費(fèi)管理辦法的思路（文末附綜合辦主任整理的〔2016〕214號(hào)原文下載）。

二

01會(huì)議費(fèi)具體包含哪些費(fèi)用

官方：

會(huì)議費(fèi)開(kāi)支范圍包括會(huì)議住宿費(fèi)、伙食費(fèi)、會(huì)議場(chǎng)地租金、交通費(fèi)、文件印刷費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)等。

其中交通費(fèi)是指用于會(huì)議代表接送站，以及會(huì)議統(tǒng)一組織的代表考察、調(diào)研等發(fā)生的交通支出。

會(huì)議代表參加會(huì)議發(fā)生的城市間交通費(fèi)，按照差旅費(fèi)管理辦法的規(guī)定回單位報(bào)銷。

企業(yè)可借用：

按照這個(gè)方向走，作為一般類企業(yè)，綜合辦籌備如發(fā)布會(huì)、或是有外賓參加的會(huì)議時(shí)，邀請(qǐng)的主持人、翻譯，這些費(fèi)用是不作為會(huì)議費(fèi)具體報(bào)銷支出的。

02會(huì)議分類管理

官方：

將會(huì)議分為四類：

一類會(huì)議。是以黨中央和國(guó)務(wù)院名義召開(kāi)的。

二類會(huì)議。是黨中央和國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)，最高人民法院，最高人民檢察院，各人民團(tuán)體召開(kāi)的。

三類會(huì)議。是黨中央和國(guó)務(wù)院各部委、各直屬機(jī)構(gòu)，最高人民法院，最高人民檢察院，各人民團(tuán)體及其所屬內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)召開(kāi)的。

四類會(huì)議。是指除上述一、二、三類會(huì)議以外的其他業(yè)務(wù)性會(huì)議。

企業(yè)可借用：

企業(yè)的會(huì)議，可以有內(nèi)部和外部會(huì)議之分；

根據(jù)企業(yè)以往的會(huì)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)人數(shù)、會(huì)務(wù)級(jí)別也可以有大型、中型及小型之分；

或者按業(yè)務(wù)性，分為小型研討會(huì)、座談會(huì)、發(fā)布會(huì)、年中（終）總結(jié)會(huì)議等。

分類確定后，制定每個(gè)級(jí)別的會(huì)議費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

03會(huì)議費(fèi)開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)

官方

會(huì)議費(fèi)開(kāi)支實(shí)行綜合定額標(biāo)準(zhǔn)，各項(xiàng)費(fèi)用之間可以調(diào)劑使用。綜合定額標(biāo)準(zhǔn)是會(huì)議費(fèi)開(kāi)支的上限。

分析

比如某市政機(jī)關(guān)召開(kāi)了一次30人的座談會(huì)，為期2天，那么此次座談會(huì)的總費(fèi)用為3.3萬(wàn)元（30*550四類標(biāo)準(zhǔn)*2），其中包含：

住宿費(fèi)：2.04萬(wàn)（340*30*2）；

餐費(fèi)：0.78萬(wàn)（130*30*2）；

其他費(fèi)用（場(chǎng)地租金、交通費(fèi)、文件印刷費(fèi)、醫(yī)藥費(fèi)等）：0.48萬(wàn)（80*30*2）；

以上算法是，按照最標(biāo)準(zhǔn)的算法來(lái)計(jì)算的，但是大概率下，實(shí)際花費(fèi)與各費(fèi)用的定額控制有差異。

如住宿僅為260元/天，而為了一定的營(yíng)銷效果，會(huì)務(wù)使用了高檔場(chǎng)地及定制的高檔畫(huà)冊(cè)，并為參會(huì)者贈(zèng)送了帶有標(biāo)識(shí)的文具用品，實(shí)際花費(fèi)160元/人天，綜合評(píng)定未超（550=260+130+160），予以報(bào)銷；

若此次會(huì)議其他費(fèi)用為170，則超過(guò)綜合定額標(biāo)準(zhǔn)（560=260+130+170），不可報(bào)銷。

本次會(huì)議，3.3萬(wàn)即是綜合定額的標(biāo)準(zhǔn)，費(fèi)用報(bào)銷時(shí)候，不可多于此。

企業(yè)可借用：

會(huì)議的不可控因素很多，企業(yè)會(huì)議費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)制定時(shí)，采用綜合定額的方式，個(gè)人認(rèn)為亦是合理且接地氣的。

04節(jié)約會(huì)議費(fèi)費(fèi)用支出

官方：

會(huì)議盡量采用電視***、網(wǎng)絡(luò)視頻等現(xiàn)代信息技術(shù)手段召開(kāi)；

不能夠采用電視***、網(wǎng)絡(luò)視頻召開(kāi)的會(huì)議實(shí)行定點(diǎn)管理。各單位會(huì)議應(yīng)當(dāng)?shù)蕉c(diǎn)會(huì)議場(chǎng)所召開(kāi)，按照協(xié)議價(jià)格結(jié)算費(fèi)用；

未納入定點(diǎn)范圍，價(jià)格低于會(huì)議綜合定額標(biāo)準(zhǔn)的單位內(nèi)部會(huì)議室、禮堂、***、招待所、培訓(xùn)中心，可優(yōu)先作為本單位或本系統(tǒng)會(huì)議場(chǎng)所；

無(wú)外地代表且會(huì)議規(guī)模能夠在單位內(nèi)部會(huì)議室安排的會(huì)議，原則上在單位內(nèi)部會(huì)議室召開(kāi)，不安排住宿。

企業(yè)可借用：

以上全部皆可做參考。

05會(huì)議費(fèi)的報(bào)銷手續(xù)

官方：

報(bào)銷時(shí)應(yīng)當(dāng)提供會(huì)議審批文件、會(huì)議通知及實(shí)際參會(huì)人員簽到表、定點(diǎn)會(huì)議場(chǎng)所等會(huì)議服務(wù)單位提供的費(fèi)用原始明細(xì)單據(jù)、電子結(jié)算單等憑證。

企業(yè)可借用：

企業(yè)會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷，可以借鑒將參會(huì)人員簽到表、會(huì)議通知等納入憑證，對(duì)我們綜合辦事后查閱也是比較明晰的。

三

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以上，

祝好。

歡迎關(guān)注@綜合辦公室主任，6年主任實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，通關(guān)辦公室各類技能。公眾號(hào)：綜合辦公室主任